QUY ƯỚC VẼ LƯU ĐỒ

  -  
Các lưu đồ (flow charts) rất dễ hiểu bởi vì nó chỉ ra từng bước trong quy trình ăn khớp với nhau như thế nào. Nó cho biết quy trình công việc ra sao và chỉ ra rõ ràng các hành động cụ thể thể để hoàn thành công việc. Hơn thế nữa, mỗi bước hành động cụ thể trong lưu đồ sẽ giúp bạn dễ hiểu quy trình công việc và biết được các bước nào cần phải cải thiện.

Bạn đang xem: Quy ước vẽ lưu đồ


Ngoài ra, do cách truyền thông tin từng bước, từng khâu nên bạn có thể tập trung hơn vào các khâu mà bạn đảm nhận, và không cảm thấy rối bởi tổng thể quy trình.
*

*

*

Trong mỗi kí hiệu, hãy viết nội dung phù hợp với nó, có thể là sự bắt đầu hay kết thúc quá trình, các công việc cụ thể, hoặc việc ra quyết định.
Có rất nhiều ký hiệu lưu đồ khác cũng có thể được sử dụng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chủ yếu sử dụng lưu đồ là để thông tin: Nếu bạn sử dụng các kí hiệu khó hiểu hay các kí hiệu chỉ có một số ít người hiểu, thì coi như việc thông tin của bạn đã thất bại.Tốt nhất là hãy để mọi thứ đơn giản!
Để vẽ lưu đồ, hãy hình dung các bước công việc cụ thể và liệt kê chúng theo thứ tự xảy ra.Hãy hỏi những câu hỏi như: “Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong quy trình?”và “Có cần phải ra quyết định trước khi qua bước tiếp theo không?”hoặc “Cần các yêu cầu gì trước khi chuyển sang bước tiếp theo?”
Sau đó chuyển đến các bước công việc cụ thể hoặc câu hỏi đầu tiên, và vẽ một hình chữ nhật hoặc kim cương sao cho phù hợp với nội dung, viết các bước công việc cụ thể hoặc câu hỏi vào các hình đó. Sau đó vẽ một mũi tên từ kí hiệu “Bắt đầu” sang hình này.
Cứ thế tiếp tục cho toàn bộ quy trình, sao cho các bước công việc cụ thể và các quyết định phải phù hợp và đúng với trình tự quy trình, và nối chúng với nhau bằng các mũi tên để thể hiện trình tự đó. Ở chỗ nào cần ra quyết định, từ hình kim cương bạn hãy vẽ các mũi tên ứng với mỗi kết quả sẽ xảy ra, và viết các kết quả lên mũi tên đó. Và cho đến khi kết thúc quy trình thì bạn phải vẽ 1 vòng tròn và ghi vào đó là “Kết thúc”
Cuối cùng, kiểm tra lại lưu đồ. Thử thực hiện quy trình công việc từng bước như trong lưu đồ xem thứ tự hay các bước công việc cụ thể hoặc các quyết định có đầy đủ và chính xác chưa.
Sau đó (nếu bạn muốn cải tiến quy trình) hãy xem xét từng bước cụ thể và xemcông việc có bị chồng chéohay lặp lại không; có cầnthêm bướcnào vào nữa không và đãgiao đúng người đúng việcchưa.

Xem thêm: 15 Mẫu Tóm Tắt Bài Vợ Nhặt Hay, Ngắn Nhất (10 Mẫu), Tóm Tắt Bài Vợ Nhặt Ngắn Nhất


Các lưu đồ rồi sẽ trở nên phức tạp hơn và bạn không thể vẽ chúng chỉ trên 1 trang giấy được. Đến cuối trang giấy, bạn có thể sử dụng các kí hiệu liên kết (chằng hạn như một vòng tròn) để chỉ ra rằng quy trình vẫn còn và nó sẽ được tiếp tục ở trang sau. Ở trang sau bạn cũng phải sử dụng cùng 1 kí hiệu như trang trước để người đọc hiểu rằng bạn đang tiếp tục quy trình còn bỏ dở ở trang trước.
Ví dụ: dưới đây là một phần của một biểu đồ giúp lễ tân nối máy cho các cuộc gọi đến đến đúng các phòng ban trong công ty:
*

Lưu đồ là 1 biểu đồ đơn giản phác thảo một quá trình để có thể dễ dàng được truyền đạt đến người khác.
Để vẽ một lưu đồ, hãy hình dung ra các bước công việc và các quyết định trong một quy trình, sau đó viết chúng ra theo thứ tự.
Công việc tiếp theo là phác thảo các bước công việc trên (các bước công việc cụ thể hay các quyết định) và sử dụng các kí hiệu, hình vẽ phù hợp để vẽ ra lưu đồ.
Cuối cùng, kiểm tra biểu đồ để chắc chắn rằng nó mô tả chính xác các bước của quá trình, và xem nó mô tả các bước công việc có hiệu quả nhất không.

Xem thêm: Trong Tự Nhiên Clo Có Hai Đồng Vị Bền 37Cl Chiếm 24,23, Trong Tự Nhiên Clo Có Hai Đồng Vị Bền 17 Cl 37


Bài viết tiếp theo trong phần này là “Phân tích rủi ro” – một kỹ thuật hữu ích giúp bạn thấy những rủi ro sẽ phải đối mặt và có sự chuẩn bị để kiểm soát hoặc loại bỏ chúng.